Talep Yönetimi
Talep Yönetimi, misafirlerin portaldan ya da resepsiyonun elle açtığı tüm otel taleplerini tek listede izlediğiniz, personele atadığınız ve kapattığınız ekrandır. Oda temizliği, arıza, ekstra talep, geç çıkış, oda servisi ve rezervasyon talepleri buraya düşer.
Ne işe yarar?
- Açık işleri, bekleme sürelerini ve kimin üzerinde olduğunu bir bakışta gösterir.
- Bir talebi personele atamanızı, sorumlusunu telefonundan dürtmenizi ve misafirle yazışmanızı sağlar.
- Günün özetini (toplam, tamamlanan, açık, ortalama yanıt, onaylı ekstra satış) üstte verir.
Ne zaman kullanılır?
- Vardiya başında açık talepleri ve geciken işleri görmek için.
- Telefonla ya da resepsiyonda gelen bir isteği sisteme kaydetmek için (Yeni Talep Aç (resepsiyon)).
- Bir işi başka personele devretmek veya sorumlusuna hatırlatmak için.
- Geçmiş talepleri tarih, durum, tip, oda ve personele göre aramak için.
Başlamadan önce
- Otel profili kurulu olmalı. Kurulu değilse bu ekran sizi Misafir Portalı ekranına götürür.
- Otel hiç talep almamışsa ekranı ilk açtığınızda panel sizi bir kez İşletme Kurulum Sihirbazı'na (otel modu) yönlendirir. Sonra buraya dönebilirsiniz; sihirbaz bir daha kendiliğinden açılmaz.
- Talebi personele atayabilmek için personelin otel departmanına bağlı olması gerekir (Personel). Personeli olmayan otel de bu ekranı kullanabilir; talepler departman havuzunda bekler.
Adım adım: bir talebi baştan sona yönetmek
- Ekranı açın. Sol menüden Otel → Talep Yönetimi'ne basın.
- Özeti ve anlık durumu okuyun. Üstteki beş kart bugünün sayılarını, altındaki renkli şerit o anki durumu gösterir. Sekmeler (Talepler, Odalar, SLA Kuralları, Bildirimler, Atama) ve sağdaki Kurulum sihirbazı düğmesi de buradadır.
- Gerekirse elle talep açın. Yeni Talep Aç (resepsiyon)'a basın. Oda kutusuna oda numarasını yazın (örnek:
305), Tip seçin, Açıklama'ya kısa not yazın. Saat (ops.) ve Personele ata (ops.) isteğe bağlıdır. Aç'a basın. Personel seçmezseniz talep, tipine uygun departmana kendiliğinden gider.
- Listeyi süzün. Başlangıç ve Bitiş tarihlerini, gerekirse Durum, Tip, Oda ve Personel seçin, Uygula'ya basın. Temizle tüm süzgeçleri kaldırır. Ekran açılışta son 7 günü gösterir.
- Talebi atayın ve gerekirse dürtün. Satırın Atama sütunundaki listeden kişiyi seçin; seçtiğiniz anda kaydedilir. Talep açıksa ve bir sorumlusu varsa altında Dürt düğmesi çıkar; basınca sorumlunun telefonuna hatırlatma bildirimi gider.
- Talebi işleme alın ve kapatın. Bekleyen talepte İşleme al'a basın. İş bitince talebin tipine göre Tamamla, ücretli taleplerde Onayla ₺... ya da arızada Foto ile kapat düğmesine basın. Aynı satırda Personel Notu yazıp yanındaki onay işaretiyle kaydedebilir, konuşma balonuna basarak misafirle yazışabilirsiniz.
- Arızayı fotoğrafla kapatın. Foto ile kapat penceresinde Çözüm fotoğrafı seç / çek'e basın, fotoğrafı seçin ve Tamamlandı olarak kapat'a basın. Fotoğraf zorunlu değilse fotoğrafsız da kapatabilirsiniz.
Oda servisi siparişi
Oda servisi talepleri (tip Oda Servisi) ayrı bir akışla ilerler. Durum sütununda sipariş aşaması görünür: Yeni Sipariş → Hazırlanıyor → Hazır → Teslim Edildi. Satırdaki yeşil düğme her zaman bir sonraki aşamayı yazar: Hazırlamaya başla, Hazır oldu, Teslim edildi. Teslim edilen sipariş tamamlanmış sayılır.
Misafirle yazışma
Satırdaki konuşma balonu Mesajlaşma penceresini açar. Başlıkta talep numarası ve oda yazar (Talep #... Mesajlaşma ve oda, örnek 402). Henüz yazışma yoksa Henüz mesaj yok. görünür. Misafire yanıt yazın… kutusuna yazıp Gönder'e basın. Misafir bu mesajı kişisel sayfasındaki Taleplerim bölümünde görür. Pencere açıkken yeni mesajlar birkaç saniyede bir kendiliğinden gelir; mesajlar Otel ve Misafir olarak ayrılır. Balonun yanındaki sayı, o talepteki mesaj sayısıdır.
Ekrandaki her alan ve düğme
Üst bölüm
| Alan / düğme | Ne yapar | Örnek |
|---|---|---|
| Alt başlık: Tüm taleplerin denetimi · hızlı operasyon için monitörü kullanın | monitörü bağlantısı Talep Monitörü'nü açar. | - |
| Bugün toplam | Bugün açılan talep sayısı. | 12 |
| Tamamlanan | Bugün açılıp tamamlanan talep sayısı. | 9 |
| Açık | Bugün açılıp hala bekleyen ya da işlemde olanlar. | 3 |
| Ort. yanıt | Bugün tamamlanan taleplerin açılıştan kapanışa ortalama süresi (dk). Tamamlanan yoksa çizgi görünür. | 18 dk |
| Upsell (onaylı) | Bugün tamamlanan ücretli taleplerin toplam tutarı (geç çıkış, erken giriş, oda servisi, ücretli ekstra). | ₺1.200 |
| Talepler, Odalar, SLA Kuralları, Bildirimler, Atama | Sekmeler. Bildirimler sekmesinde okunmamış uyarı varsa kırmızı sayı çıkar. | - |
| Kurulum sihirbazı | İşletme Kurulum Sihirbazı'nı otel modunda açar. | - |
Anlık durum şeridi
Şerit her sekmede görünür ve sayı yerine bir hüküm verir:
| Şeritte yazan | Ne zaman çıkar | Ne yapmalısınız |
|---|---|---|
| Arızalı nokta var, öncelik verin (kırmızı) | En az bir oda Arızalı durumda. | Odalar sekmesinde kırmızı odalara bakın, arıza talebini atayın. |
| Bekleyen talep gecikti (sarı) | En eski bekleyen talep 30 dakikayı geçti. | Talebi işleme alın ya da sorumlusunu dürtün. |
| Açık iş var (sarı) | Kirli oda ya da bekleyen talep var ama gecikme yok. | Normal çalışma; izleyin. |
| Her şey yolunda (yeşil) | Arızalı ve kirli oda yok, bekleyen talep yok. | - |
Şeridin sayıları: Oda (toplam oda), Kirli, Arızalı, Bekleyen, İşlemde, En eski bekleyen (dakika) ve sağda Personel atanmamış (sorumlusu seçilmemiş oda sayısı). Sıfır olan Kirli, Arızalı ve İşlemde sayıları gösterilmez.
Yeni Talep Aç (resepsiyon)
| Alan | Ne yapar | Örnek |
|---|---|---|
| Oda | Talebin odası. Zorunlu. Oda Panosu'nda yoksa kendiliğinden eklenir. | ör. 305 |
| Tip | Oda Temizliği, Ekstra, Geç Çıkış, Erken Giriş, Arıza, Oda Servisi, Rezervasyon, Ekstra satış. | Arıza |
| Açıklama | Kısa not (300 karakter). | ör. 2× havlu / klima arızası |
| Saat (ops.) | Tercih edilen saat: En kısa sürede, 10:00-12:00, 12:00-14:00, 14:00-16:00. Boş bırakılabilir. | En kısa sürede |
| Personele ata (ops.) | Varsayılan otomatik: talep tipine göre departmana gider (Otomatik Atama). Kişi seçerseniz doğrudan ona atanır. | otomatik |
| Aç | Talebi Bekliyor durumunda açar. Otomasyon kuralı varsa destek firmasına e-posta da gider (Otomasyon). | - |
Filtreler
| Alan | Ne yapar |
|---|---|
| Başlangıç, Bitiş | Talebin açıldığı tarih aralığı. Varsayılan son 7 gün. |
| Durum | Tümü, Bekliyor, İşlemde, Tamamlandı, İptal. |
| Tip | Talep tiplerinden biri ya da Tümü. |
| Oda | Tek bir odanın talepleri. |
| Personel | Seçilen kişiye atanmış ya da onun üstlendiği talepler. Kapanış fotoğraflarını kişi bazında incelemek için kullanışlıdır. |
| Uygula / Temizle | Süzer / tüm süzgeçleri kaldırır. |
Talep listesi
| Sütun | Ne gösterir |
|---|---|
| Tarih | Talebin açıldığı an. |
| Oda | Oda numarası. |
| Talep | Tip ve (varsa) hangi ekstra ya da hizmet olduğu, altın renkli tutar rozeti, misafir notu, temizlikte tercih edilen saat. Kırmızı çerçeveli küçük görsel misafirin gönderdiği Arıza (öncesi) fotoğrafı, yeşil çerçeveli olanlar Çözüldü (sonrası) fotoğraflarıdır. Personel açtıysa Açan: satırı çıkar. Otomasyon kuralı çalıştıysa firma rozeti görünür. |
| Bekleme | Açılıştan bu yana (kapanmışsa kapanışa kadar) geçen süre, örnek 2 sa 15 dk. Açık talepte 30 dakikayı geçince turuncu, 60 dakikayı geçince kırmızı olur. |
| Durum | Rozet: Bekliyor, İşlemde, Tamamlandı, İptal. Oda servisinde sipariş aşaması yazar. |
| Atama | Mavi rozet talebin departmanıdır (Housekeeping, Teknik, Restoran, Resepsiyon). Altında atanan kişi ya da havuzda yazar. Açık talepte havuz / ata listesiyle kişi seçilir; seçim anında kaydolur. Sorumlusu olan açık talepte Dürt düğmesi çıkar; üzerine gelince Bu işin sorumlusuna telefonundan hatırlatma bildirimi gönderir. yazar. |
| Personel Notu | Yalnız ekipte görünen not. Yazıp yanındaki onay işaretine (Notu kaydet) basın. |
| Düğmeler | Konuşma balonu (Mesajlaşma), İşleme al (yalnız bekleyende), Tamamla ya da ücretli talepte Onayla ₺..., arızada ve kapanış fotoğrafı zorunlu tiplerde Foto ile kapat, İptal. Kapanmış talepte dönen ok işareti Yeniden aç'tır; talebi tekrar bekleyen yapar. |
Liste en fazla 300 kayıt gösterir; fazlası varsa altta İlk 300 kayıt, daraltmak için filtre kullanın. yazar. Süzgeçlere uyan talep yoksa Bu filtrelerde talep yok. görünür.
Foto ile kapat penceresi
| Öğe | Ne yapar |
|---|---|
| Başlık: Foto ile kapat ve oda | Hangi talebi kapattığınızı gösterir. |
| Yaptığınız işi belgeleyen fotoğrafı ekleyin. Birden fazla fotoğraf seçebilirsiniz. | Açıklama. |
| Çözüm fotoğrafı seç / çek | Telefonda kamerayı, bilgisayarda dosya seçiciyi açar. Seçimden sonra 2 fotoğraf seçildi gibi sayı yazar. |
| Fotoğraf zorunlu değildir; fotosuz da kapatabilirsiniz. | Bu tip için kapanış fotoğrafı kuralı yoksa çıkar. |
| Bu talebi kapatmak için en az ... fotoğraf gerekiyor. | Kural varsa çıkar; yeterli fotoğraf seçilmeden kapatılamaz (SLA Kuralları sayfasındaki Kapanış fotoğrafı zorunluluğu). |
| Tamamlandı olarak kapat | Talebi tamamlar. Temizlik ya da arıza talebiyse oda Temiz'e döner. |
Uyarı ve mesajlar
| Ekranda yazan | Anlamı / ne yapmalısınız |
|---|---|
| Bu talep en az ... fotoğrafla kapatılabilir. Talep kapatılmadı, fotoğrafları yükleyip tekrar deneyin. | Yeterli fotoğraf yüklenmedi. Foto ile kapat penceresini tekrar açıp fotoğraf seçin. |
| Hatırlatma bildirimi gönderildi. | Dürt başarılı. |
| Bu talep için son 5 dakikada zaten hatırlatma gönderildi. Biraz sonra tekrar deneyin. | Aynı talep için 5 dakikada bir dürtülebilir. |
| Bu talep kimseye atanmamış. Önce satırdaki kişi listesinden birini seçip kaydedin. | Önce Atama listesinden kişi seçin. |
Ekranı ilk açtığınızda kısa bir tanıtım turu üç balon gösterir: Gün sonu özeti (Bugünün talep hacmi, tamamlananlar ve ortalama yanıt süresi.), Filtreler (Tarih, durum, tip ve oda bazında geçmişi inceleyin.) ve Durum akışı (İşleme al, Tamamla / İptal. Bekleme süresi 30 dakikayı aşınca turuncu, saati aşınca kırmızı olur.).
Misafir ne görür?
Siz talebi İşleme al ya da Tamamla yaptığınızda, bildirimlere izin vermiş misafirin telefonuna kendi dilinde "Talebiniz işleme alındı" / "Talebiniz tamamlandı" bildirimi gider. İptal bildirimi gönderilmez; iptali misafire siz iletin. Ayrıntı: Misafirin gördüğü otel portalı.
Sık sorulanlar
Talep listesi boş ama misafirler talep açtı diyor.
Ekran son 7 günü gösterir. Başlangıç tarihini geriye alıp Uygula'ya basın; Durum süzgecinin Tümü olduğunu kontrol edin.
Dürt düğmesini göremiyorum.
Dürt yalnız açık (bekliyor ya da işlemde) ve sorumlusu olan talepte çıkar. Önce Atama listesinden kişi seçin.
Atama listesinde personel yok.
Listeye yalnız bu otele bağlı, aktif personel gelir. Personeli Personel ekranından ekleyip otel departmanına bağlayın.
Monitörden kapattığım talep burada neden farklı?
Monitördeki Yapıldı talebi yalnız tamamlar. Odanın temize dönmesi ve misafir bildirimi bu ekrandan kapatınca olur.
Checkout nerede?
Oda bazında yapılır: Oda Panosu.
İlgili sayfalar
- Otelinizi ilk gün kurma
- Talep Monitörü · Oda Panosu · SLA Kuralları · Otel Bildirimleri · Otomatik Atama
- Otomasyon (arızayı destek firmasına e-postayla bildirme)
- Rol rehberi: otel yöneticisi · Rol rehberi: otel personeli (Useroam Go)