Otomasyon
Ne işe yarar?
Otomasyon, bir arıza ya da iş açıldığında bunu destek aldığınız firmaya sizin yerinize e-postayla bildirir. Örneğin mutfakta davlumbaz arızası açıldığında havalandırma servisinize işletmeniz adına kendiliğinden e-posta gider. Firma e-postayı Yanıtla ile cevaplarsa cevap sizin e-posta adresinize gelir. Ekranın alt başlığı: "Restoran ve otel taleplerini destek aldığınız firmalara otomatik bildirin." Ekran restoran ve otel için ortaktır.
Bu ekranı nasıl açarım? Sol menünün İşletme bölümünde Otomasyon (Operasyon'un altında).
Ne zaman kullanılır?
- Soğutma, davlumbaz, elektrik, klima gibi işler için dışarıdan servis aldığınızda.
- Arıza açıldığı anda firmanın haberdar olmasını istediğinizde (otomatik).
- Firmaya gitmeden önce yöneticinin bakmasını istediğinizde (yönetici onaylı).
Başlamadan önce
- İşletmede aktif bir restoran ya da otel modülü olmalı. Yoksa "Otomasyon için bu işletmede aktif bir restoran ya da otel modülü olmalı." yazar.
- Firmanın cevapları hesabınızdaki e-posta adresine gelir (Profilim firma bilgileri). Adres geçerli değilse yanıt Useroam'a döner.
- E-posta Türkçe gönderilir. Demo hesaplarda e-posta gönderilmez.
Ekranın düzeni
Üstte mavi bilgi kutusu: "Destek aldığınız firmaları ekleyin, sonra kural yazın: kurala uyan bir talep açılınca Useroam o firmaya sizin adınıza mail atar. Firma "Yanıtla" derse cevap sizin e-postanıza gelir." Altında üç numaralı kart: 1. Destek firmaları, 2. Kurallar, 3. Son gönderimler.
Adım adım: ilk otomasyonu kurmak
- 1. Destek firmaları kartında + Firma ekle'ye basın. Firma adı (örnek
Serin Soğutma), E-posta (birden çok adresi virgülle ayırabilirsiniz), isterseniz Yetkili kişi (isteğe bağlı) ve Telefon (isteğe bağlı) yazın, Kaydet'e basın. Üstte "Kaydedildi." yazar.
- 2. Kurallar kartında + Kural ekle'ye basın (hiç firma yoksa düğme pasiftir ve "Kural eklemek için önce bir firma ekleyin." yazar). Pencerede doldurun ve Kaydet'e basın:
- Hangi bölüm için? İşletmede hem restoran hem otel varsa Restoran ya da Otel. Tek modül varsa bu soru çıkmaz.
- 1. Hangi talep? Restoranda talep tiplerinizden biri, otelde Arıza, Oda Temizliği, Ekstra, Oda Servisi, Geç Çıkış, Erken Giriş, Rezervasyon. Herhangi bir talep hepsini kapsar.
- 2. Nerede? Restoranda nokta listesi; Herhangi bir yer hepsini kapsar. Not: "Üst nokta seçerseniz (örn. Mutfak) altındaki noktalar da dahil olur." Otelde Oda no (boş = her yer) kutusuna oda numarası yazılır; boş bırakırsanız tüm odalar için geçerlidir.
- İçinde şu kelime geçerse (isteğe bağlı): örnek
davlumbaz. Not: "Yer adında ya da talep açıklamasında bu kelime geçerse kural çalışır." - 3. Hangi firmaya mail gitsin? Eklediğiniz firmalardan biri.
- 4. Ne zaman gitsin? Talep açılır açılmaz otomatik ya da Yönetici "Firmaya bildir" deyince.
- Kural listede bir cümle olarak görünür, örneğin: Restoran · Arıza talebi (içinde "davlumbaz") açılınca → Serin Soğutma'ya mail ve yanında yeşil Otomatik ya da sarı Yönetici onayıyla rozeti. Kurala uyan bir talep açıldığında 3. Son gönderimler kartına bir satır düşer; Talepler listesinde de talebin altında firma rozeti çıkar. Onaylı kuralda firmaya haber vermek için satırdaki Firmaya bildir düğmesine basın (bu düğme Talepler listesinde de vardır); üstte "Firmaya mail gönderildi." yazar.
Kurallar ve firmalar listesi
- Firma satırında adı, e-posta adresleri ve yetkili kişi yazar; kalem simgesi düzenler, çöp kutusu siler ("Firma silinsin mi? Bu firmaya bağlı kurallar da kapatılır.").
- Kural satırında bölüm rozeti (Restoran / Otel), kural cümlesi ve çalışma rozeti; sağda açık-kapalı anahtarı (kuralı silmeden durdurur), kalem (düzenle) ve çöp kutusu ("Kural silinsin mi?").
- Kartın altındaki not: "Talebi açan kişinin adı ve telefonu, arızanın çözülmesi için seçtiğiniz firmaya iletilir."
- Bir talebe birden fazla kural uyarsa hepsi çalışır.
Firmaya giden e-posta
Konu satırı: [İşletme adı] Talep tipi, yer. Gövdede: işletme adı ve firma unvanı, adres (varsa), Konu, Yer, Açıklama, Kaydı açan (personel adı ve telefonu; misafir ya da panelden açıldıysa kaynak: Misafir (QR / portal), İşletme yönetim paneli, Günlük görev (uygunsuz ölçüm), Personel uygulaması), Zaman ve varsa Fotoğrafı görüntüle bağlantısı. Aynı firmaya saatte en fazla 20 e-posta gider.
Son gönderimler
Her satırda zaman, bölüm ve talep numarası (örnek Restoran #208), firma ve durum rozeti:
| Rozet | Anlamı ve ne yapmalı |
|---|---|
| Yeşil Gönderildi | E-posta gönderim kuyruğuna alındı, birkaç dakika içinde gider. |
| Sarı Onay bekliyor | Onaylı kural. Satırdaki Firmaya bildir'e basın. |
| Kırmızı Gönderilemedi | Yanında kısa neden yazar: gecerli e-posta yok (firma e-postasını düzeltin), saatlik sinir (bir saat içinde aynı firmaya 20 e-posta gitti), demo hesap: gonderim kapali. |
| Gri İptal | Bildirim iptal edildi. |
Hiç gönderim yoksa "Henüz gönderim yok." yazar.
Ekrandaki her alan ve düğme
| Alan / Düğme | Ne yapar | Örnek değer |
|---|---|---|
| + Firma ekle | Firma penceresini açar. | - |
| Firma adı | Zorunlu. Kuralda ve e-postada görünür. | Örn. Mutlu Havalandırma |
| E-posta | Zorunlu; virgülle birden çok adres. | servis@firma.com |
| Yetkili kişi (isteğe bağlı) | E-postadaki selamlama bu adla yapılır. | Ali Kara |
| Telefon (isteğe bağlı) | Sizin için not. | 0212 555 00 00 |
| + Kural ekle | Kural penceresini açar. | - |
| Kural penceresi alanları | Hangi bölüm için?, 1. Hangi talep?, 2. Nerede?, İçinde şu kelime geçerse (isteğe bağlı), 3. Hangi firmaya mail gitsin?, 4. Ne zaman gitsin? | Arıza, Mutfak, davlumbaz |
| Anahtar (kural satırı) | Kuralı açar ya da kapatır. | Açık |
| Kalem / çöp kutusu | Düzenler / siler. | - |
| Firmaya bildir | Onay bekleyen bildirimi gönderir. | - |
Ekranda çıkabilecek mesajlar
| Mesaj | Anlamı ve ne yapmalı |
|---|---|
| Kaydedildi. / Silindi. | İşlem tamam. |
| Firma adı ve geçerli bir e-posta adresi gerekli. | Adı ve e-postayı kontrol edin (virgülle ayrılmış her adres geçerli olmalı). |
| Lütfen bir firma seçin. | Kuralda firma seçin; firma silinmişse yeniden ekleyin. |
| Firmaya mail gönderildi. | Onaylı bildirim gönderildi. |
| Mail gönderilemedi. | Son gönderimler'de nedenine bakın. |
| Henüz firma eklenmedi. Örneğin davlumbaz, soğutma ya da elektrik servisinizi ekleyin. | İlk firmanızı ekleyin. |
| Henüz kural yok. "Kural ekle" ile başlayın. | İlk kuralınızı ekleyin. |
Sık sorulanlar
Kural kurdum ama e-posta gitmedi.
Kural yalnız kurduktan sonra açılan taleplere uygulanır. Talep tipi, yer ve kelime üçü birden uymalı. 3. Son gönderimler'de satır var mı bakın; Onay bekliyor ise Firmaya bildir'e basın.
Misafirin QR menüden garson çağırması firmaya gider mi?
Hayır. Garson çağrısı ve hesap isteği Operasyon Ekranı'na düşen çağrılardır, talep değildir. Otomasyon talepler için çalışır (panel, personel uygulaması, nokta durum değişikliği, uygunsuz ölçüm ve otel misafir portalı talepleri).
Firma e-postayı yanıtlarsa ne olur?
Yanıt hesabınızdaki e-posta adresine gelir.